Kodeks etyki i postępowania w biznesie

Nasze zaangażowanie w etyczne postępowanie i solidne podstawy etyczne są jednym z najważniejszych elementów działalności LudzieWolności.pl. Jesteśmy zobowiązani do prowadzenia działalności we właściwy sposób, w oparciu o kulturę etyki i zgodności. 

W dłuższej perspektywie możemy z powodzeniem stawić czoła wyzwaniom konkurencyjnego otoczenia rynkowego, akceptując imperatywy odpowiedzialności moralnej, zarówno jako jednostki, jak i jako firma. Wykonując obowiązki służbowe, pracownicy powinni zawsze postępować zgodnie z prawem, etyką i w najlepszym interesie LudzieWolności.pl. 

Dziękujemy za wspieranie naszych wartości i pomaganie nam we właściwym działaniu. Oznacza to nie tylko, że dostarczamy dobrze wykonane, uczciwie wycenione i wyjątkowej jakości produkty i usługi, ale oznacza to również, że zawsze pamiętamy o etyce i uczciwości. Pozyskujemy materiały wyłącznie od dostawców, którzy mają nienaganne rejestry dotyczące praw człowieka i zgodności z przepisami, a także zapewniamy, że nasz łańcuch dostaw jest wysoce uczciwy i monitorujemy całą naszą działalność pod kątem zgodności z naszym Kodeksem.

1. Wprowadzenie

Niniejszy KODEKS ETYKI I POSTĘPOWANIA W BIZNESIE LudzieWolności.pl służy jako nasze zobowiązanie etyczne i przewodnik właściwego postępowania w biznesie dla wszystkich naszych interesariuszy. W LudzieWolności.pl zobowiązujemy się do prowadzenia działalności w sposób legalny, etyczny i przejrzysty.

Niniejszy dokument ma zastosowanie do wszystkich pracowników, którzy pracują dla LudzieWolności.pl (w tym członków zarządu, dyrektorów, kierowników, liderów zespołów, pracowników, pracowników tymczasowych, agencyjnych, tymczasowych, podwykonawców lub konsultantów), a także obejmuje inne organizacje, które prowadzą z nami interesy.

LudzieWolności.pl oczekuje od swoich pracowników bezstronności i uczciwości we wszystkich sprawach związanych z ich pracą. Wszyscy pracownicy ponoszą ogólną odpowiedzialność za działanie w dobrej wierze i nie czynienie niczego, co mogłoby zniszczyć zaufanie niezbędne do zatrudnienia.

Sukces naszej działalności opiera się na zaufaniu, jakie zdobywamy u naszych pracowników, klientów i akcjonariuszy. Zyskujemy wiarygodność, przestrzegając naszego zobowiązania do uczciwości i osiągając nasze cele wyłącznie poprzez etyczne postępowanie. Oczekuje się, że wszyscy pracownicy będą przestrzegać niniejszego Kodeksu w swoim postępowaniu zawodowym i osobistym, traktując wszystkich z szacunkiem, uczciwie i sprawiedliwie.

Menedżerowie i liderzy ponoszą większą odpowiedzialność za demonstrowanie, również poprzez swoje działania, znaczenia niniejszego Kodeksu. Menedżerowie i liderzy są odpowiedzialni za niezwłoczne reagowanie na wszelkie zgłoszone wątpliwości lub obawy natury etycznej. Pracownicy muszą współpracować w dochodzeniach dotyczących potencjalnego lub domniemanego niewłaściwego postępowania. 

Nieprzestrzeganie niniejszego Kodeksu uznaje się za wykroczenie, które może uzasadniać podjęcie działań dyscyplinarnych, w tym rozwiązanie umowy o pracę lub innej umowy w zasługujących na to przypadkach.

Dokładamy wszelkich starań, aby stosować nasze wartości i normy również w całym łańcuchu wartości naszych dostawców, podwykonawców, usługodawców i partnerów biznesowych.

2. Etyka [Zasady/Wartości] 

Nasze podstawowe wartości w LudzieWolności.pl to:

Uczciwość ● Integralność ● Wiarygodność ● Szacunek dla innych ● Odpowiedzialność● Odpowiedzialność ● Rzetelność ● Posłuszeństwo prawu.

3. Etyczne podejmowanie decyzji

Etyczne postępowanie to podejmowanie decyzji w oparciu o wartości. Kilka kluczowych pytań może pomóc w zidentyfikowaniu sytuacji, które mogą być nieetyczne, niewłaściwe lub niezgodne z prawem. Zadaj sobie pytanie: 

Czy to, co robię, jest zgodne z prawem? Czy odzwierciedla wartości i etykę naszej firmy? Czy jest to zgodne z Kodeksem i zasadami/politykami firmy? Czy szanuje prawa innych osób? Jak by to wyglądało, gdyby trafiło na pierwsze strony gazet? Czy jestem lojalny wobec swojej rodziny, firmy i samego siebie? Czy jest to właściwe postępowanie? Co kazałbym zrobić mojemu dziecku? Czy poproszono mnie o podanie nieprawdziwych informacji lub odstąpienie od normalnej procedury?

4.  Zgodność z przepisami prawa i regulacjami

Nasze zobowiązanie do uczciwości zaczyna się od przestrzegania przepisów prawa, zasad i regulacji. Rozumiemy i przestrzegamy wymogów prawnych i praktyk handlowych związanych z legalną działalnością.

Zobowiązujemy się do przestrzegania każdej ważnej i wiążącej umowy, którą zawieramy, i nie nadużywamy naszych praw.

Nasi pracownicy muszą przez cały czas przestrzegać obowiązujących przepisów prawa i regulacji, w tym Kodeksu, oraz zapewniać działanie zgodne z przepisami.

5. Zrównoważony rozwój: Ludzie + Zysk + Planeta

Zobowiązujemy się do spełniania bieżących wymagań bez narażania na szwank potrzeb przyszłych pokoleń. W tym celu łączymy czynniki ekonomiczne, środowiskowe i społeczne w naszych działaniach i decyzjach biznesowych. 

6. Prawa człowieka

Zobowiązujemy się do poszanowania godności ludzkiej i praw każdej osoby i społeczności, z którymi mamy kontakt w trakcie pracy.  W żaden sposób nie będziemy powodować ani przyczyniać się do naruszania praw człowieka. Nasi pracownicy będą traktować wszystkich z godnością, szacunkiem i troską oraz przestrzegać praw człowieka.

7. Uczciwe praktyki i warunki pracy

Zobowiązujemy się do promowania równości w naszych praktykach zatrudnienia oraz uczciwej polityki zatrudnienia i wynagradzania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zdecydowanie sprzeciwiamy się zatrudnianiu lub kontraktowaniu pracy dzieci lub pracy niewolniczej lub jakiejkolwiek formy pracy przymusowej lub obowiązkowej. Potępiamy wszelkie formy nielegalnych, nieuczciwych, nieetycznych praktyk pracowniczych, które wykorzystują siłę roboczą, niszczą bezpieczeństwo socjalne lub służą uchylaniu się od płacenia podatków, w tym między innymi pracę nierejestrowaną i „na czarno” lub wstrzymywanie wypłat.

Nasi pracownicy powinni postępować uczciwie i traktować swoich kolegów i inne osoby w pracy z pełnym szacunkiem.

8. Dyskryminacja i nękanie

Zapewniamy równe szanse w zatrudnieniu i nie tolerujemy żadnej dyskryminacji, molestowania ani żadnego rodzaju nadużyć. Nie dopuszcza się bezpośredniej ani pośredniej dyskryminacji ze względu na jakąkolwiek cechę lub okoliczność nieistotną zawodowo, taką jak płeć, stan cywilny, wiek, pochodzenie narodowe, społeczne lub etniczne, kolor skóry, religia i poglądy polityczne, niepełnosprawność, orientacja seksualna, reprezentacja pracownicza, majątek, urodzenie lub inny status. Wszelkie zachowania dyskryminacyjne, nękanie, zastraszanie lub wiktymizacja są zabronione. 

Oczekuje się, że wszyscy pracownicy będą przestrzegać najwyższych standardów postępowania we wszelkiej komunikacji werbalnej i pisemnej opartej na wzajemnym szacunku i muszą powstrzymywać się od wszelkich form nękania, pomówień lub jakichkolwiek zachowań, które mogłyby zostać uznane za obraźliwe, zastraszające, upokarzające, złośliwe lub obelżywe.

9. Zdrowie, bezpieczeństwo i środowisko

Zapewniamy czyste, bezpieczne i zdrowe warunki pracy oraz dbamy o utrzymanie zdrowego środowiska naturalnego. Dążymy do zminimalizowania wpływu naszej działalności na środowisko naturalne. Podejmujemy wysiłki w celu ograniczenia zużycia ograniczonych zasobów, takich jak energia czy woda, oraz szkodliwych emisji, takich jak odpady.

Wszyscy pracownicy muszą przez cały czas przestrzegać wszystkich stosownych przepisów, regulacji i zasad dotyczących zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

10. Uczciwa konkurencja i postępowanie w biznesie 

Nasze relacje z partnerami biznesowymi opierają się na zaufaniu i wzajemnych korzyściach zgodnych z prawem konkurencji. Dążymy do etycznej i uczciwej konkurencji, ponieważ sprzedajemy produkty i usługi w oparciu o ich jakość, funkcjonalność i konkurencyjne ceny. Będziemy podejmować niezależne decyzje cenowe i marketingowe i nie będziemy niewłaściwie współpracować ani koordynować naszych działań z naszymi konkurentami. Nie będziemy oferować ani zabiegać o niewłaściwe płatności lub gratyfikacje, ani angażować się lub pomagać w bezprawnym bojkocie określonych klientów. Zobowiązujemy się do przestrzegania wszystkich obowiązujących kontroli handlowych, ograniczeń, sankcji i embarg importowo-eksportowych.

Nie dopuszczamy do naruszania w jakikolwiek sposób uczciwości jakiegokolwiek procesu przetargowego. Powstrzymujemy się od szkodzenia konkurencji i reputacji partnerów biznesowych oraz wszelkich zachowań, które szkodzą wiarygodności konkurencji. 

Nie wstrzymujemy złośliwie, bezprawnie lub nienależnie płatności wobec naszych partnerów i nie pozwalamy na takie praktyki w naszym łańcuchu dostaw, walczymy z nieetyczną praktyką „łańcucha długów”.

Nasi pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie uczciwego biznesu podczas swojej pracy i przestrzegają wszystkich zasad dotyczących konkurencji, ochrony konsumentów i uczciwego marketingu. Klienci i partnerzy biznesowi powinni być traktowani uczciwie i równo, a produkty i usługi powinny być prezentowane w sposób uczciwy i dokładny (uczciwy marketing i reklama) oraz z ujawnieniem wszystkich istotnych informacji.

11. Przeciwdziałanie korupcji 

Zdecydowanie potępiamy i nie tolerujemy wszelkich form korupcji. Zabronione jest bezpośrednie lub pośrednie oferowanie, obiecywanie, wręczanie, proszenie, nakłanianie lub przyjmowanie jakichkolwiek nieuczciwych korzyści w celu uzyskania, utrzymania lub ułatwienia w jakikolwiek sposób prowadzenia działalności. Nieuczciwa przewaga lub korzyść może obejmować gotówkę, jakikolwiek ekwiwalent gotówki (np. voucher), prezent, kredyt, zniżkę, podróż, korzyść osobistą, zakwaterowanie lub usługi. 

Korupcja w celu pozyskania lub utrzymania działalności lub uzyskania lub utrzymania przewagi w prowadzeniu działalności jest uznawana za rażące wykroczenie. Podobnie przyjęcie łapówki lub zezwolenie na jej przyjęcie przez inną osobę jest uznawane za rażące wykroczenie. Nasi pracownicy muszą rozliczać się ze wszystkich korzyści otrzymanych w trakcie prowadzenia działalności i nie mogą wręczać ani przyjmować łapówek, ani w inny sposób działać w sposób korupcyjny.

12. Prezenty i gościnność

Będziemy unikać wszelkich działań, które stwarzają wrażenie, że korzystne traktowanie było pożądane, otrzymane lub przyznane w zamian za osobiste korzyści.

Uprzejmości lub korzyści biznesowe obejmują prezenty, gratyfikacje, posiłki, napoje, rozrywkę lub inne korzyści od osób lub firm, z którymi prowadzimy lub możemy prowadzić interesy. Nie będziemy dawać ani przyjmować takich korzyści, które stanowią lub mogłyby być postrzegane jako nieuczciwe zachęty biznesowe, które naruszałyby prawo, przepisy lub zasady, lub powodowałyby zakłopotanie. Nasi pracownicy nigdy nie mogą wykorzystywać osobistych funduszy lub zasobów do robienia czegoś, czego nie można zrobić przy użyciu naszych zasobów.

Możemy przyjmować i oferować okazjonalne prezenty i gesty gościnności, które są zwyczajowe i zgodne z rozsądnymi praktykami etycznymi na rynku, pod warunkiem, że nie są one niewłaściwie nadmierne, nie są częste i nie odzwierciedlają wzorca częstego przyjmowania, nie stwarzają pozorów próby wpływania na decyzje biznesowe. Akceptowane mogą być jedynie trywialne prezenty o niskiej wartości. Wszystkie inne prezenty muszą zostać grzecznie odrzucone lub, jeśli zostały otrzymane pocztą, zwrócone darczyńcy. Jeśli zwrot nie jest możliwy, należy je zaoferować na cele charytatywne lub społeczne. Osoba oferująca, przekazująca, otrzymująca lub przyjmująca prezent jest odpowiedzialna za podjęcie decyzji, czy prezent jest odpowiedni.

13. Bezpieczeństwo, ochrona i właściwe wykorzystanie aktywów firmy

Jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczeństwo, ochronę i ekonomiczne wykorzystanie zasobów firmy. Nasze zasoby, w tym czas, materiały, sprzęt i informacje, są udostępniane wyłącznie do legalnego użytku biznesowego. Okazjonalne korzystanie z nich do celów prywatnych jest dopuszczalne, o ile jest zgodne z prawem, nie wpływa na wydajność pracy ani nie zakłóca morale w miejscu pracy.

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania odpowiednich środków bezpieczeństwa i powinni traktować własność firmy, zarówno materialną, jak i niematerialną, z szacunkiem i nie powinni nadużywać aktywów firmy ani używać ich niedbale.

14. Poufność, bezpieczeństwo informacji, informacje zastrzeżone i własność intelektualna

Zobowiązujemy się do zachowania poufności, integralności i dostępności informacji biznesowych, wdrażamy odpowiednie techniczne środki bezpieczeństwa, a obowiązkiem naszych pracowników jest ich przestrzeganie. Informacje zastrzeżone obejmują wszystkie informacje niepubliczne, które mogą być szkodliwe dla firmy lub jej klientów, partnerów biznesowych, jeśli zostaną ujawnione osobom nieupoważnionym. Wszyscy pracownicy muszą traktować takie informacje jako tajne. Obejmuje to również, że nikt nie jest uprawniony do obrotu papierami wartościowymi, będąc w posiadaniu informacji niepublicznych lub dostarczania informacji niepublicznych innym osobom, które mogłyby mieć wpływ na papiery wartościowe. Wszystkie zasady zapewniające bezpieczeństwo informacji muszą być przestrzegane przez cały czas. 

Szanujemy prawa własności innych osób. Nie będziemy pozyskiwać ani dążyć do pozyskania tajemnic handlowych lub innych zastrzeżonych lub poufnych informacji w niewłaściwy sposób. Nie będziemy angażować się w nieautoryzowane używanie, kopiowanie, dystrybucję lub zmianę oprogramowania lub innej chronionej własności intelektualnej.

15. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, rzetelna sprawozdawczość i uczciwość finansowa

Nasze księgi, rejestry, rachunki i sprawozdania finansowe muszą być prowadzone z należytą szczegółowością, muszą prawdziwie i prawidłowo odzwierciedlać nasze transakcje. Potępiamy wszelkie formy prania pieniędzy, dlatego jesteśmy zobowiązani do prowadzenia interesów z partnerami zaangażowanymi w legalną działalność biznesową z funduszami pochodzącymi z legalnych źródeł.  

Zobowiązujemy się do uczciwego opodatkowania i unikania wszelkich praktyk związanych z uchylaniem się od opodatkowania, w tym takich jak niewydawanie paragonów lub księgowanie fałszywych faktur kosztowych.

Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać procedur księgowych, zapewniać, że transakcje biznesowe są odpowiednio rejestrowane i dokumentowane oraz upewniać się, że wszystkie ujawnienia dokonane w raportach finansowych są pełne, uczciwe, dokładne, terminowe i zrozumiałe. Wszyscy pracownicy nie mogą w niewłaściwy sposób wpływać na audyt, manipulować nim ani wprowadzać w błąd.

16. Zwalczanie nadużyć finansowych

Oszustwo – działanie lub zamiar oszukiwania, kradzieży, zwodzenia lub kłamstwa – jest zarówno nieetyczne, jak i, w większości przypadków, przestępcze. Oszustwa w każdej formie (w tym np. składanie fałszywych raportów wydatków, fałszowanie lub zmienianie dokumentów finansowych lub zaświadczeń;sprzeniewierzanie aktywów lub niewłaściwe wykorzystywanie własności firmy; dokonywanie nieprawdziwych wpisów finansowych lub niefinansowych w dokumentacji lub oświadczeniach) są zabronione.

17. Konflikt interesów

Nasze decyzje powinny opierać się na obiektywnych i uczciwych ocenach, unikając możliwości jakiegokolwiek niewłaściwego wpływu. „Konflikt interesów” ma miejsce, gdy osobisty interes pracownika (który może być powiązany np. z przyjaciółmi, rodziną lub klientem, konkurentem, dostawcą, wykonawcą) koliduje lub potencjalnie koliduje z najlepszym interesem LudzieWolności.pl. Ustalenie, czy istnieje konflikt interesów, nie zawsze jest łatwe, dlatego każdy, kto ma pytanie dotyczące konfliktu interesów, powinien zasięgnąć porady kierownictwa.

Może dojść do konfliktu interesów:

• Bycie zatrudnionym (ty lub członek bliskiej rodziny) przez lub bycie w relacji ekonomicznej z rzeczywistym lub potencjalnym klientem, konkurentem, dostawcą lub wykonawcą.

• Zatrudnianie lub nadzorowanie członków rodziny lub osób blisko spokrewnionych.

• Pełnienie funkcji członka zarządu w innej firmie lub organizacji.

• Posiadanie lub posiadanie znacznego udziału w kliencie, konkurencie, dostawcy lub wykonawcy.

• Posiadanie osobistego interesu, interesu finansowego lub potencjalnej korzyści osobistej w jakiejkolwiek transakcji spółki.

Jeśli współpracownicy zaangażują się we wzajemne relacje osobiste, na danym pracowniku wyższego szczebla spoczywa obowiązek zwrócenia na to uwagi przełożonego, aby potwierdzić, że nie ma konfliktu interesów ani że taki konflikt nie wystąpi.

18. Prywatność, ochrona danych osobowych

Szanujemy prywatność ludzi i uznajemy, że klienci, pracownicy i inne osoby fizyczne muszą mieć pewność, że ich dane osobowe są przetwarzane w odpowiedni sposób i w uzasadnionym celu biznesowym. Zobowiązujemy się do przestrzegania wszystkich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Pozyskujemy i przechowujemy tylko te dane osobowe, które są niezbędne i przekazujemy odpowiednie informacje na temat tych działań właścicielom danych. Wdrażamy odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych osobowych.

Nasi pracownicy muszą przestrzegać wymogów prawnych, stosować zgodne praktyki i przestrzegać powiązanych procedur w celu zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych.